Организация дистанционной работы в период чрезвычайных обстоятельств

При наступлении чрезвычайных обстоятельств, при которых принимаются меры по ограничению личного взаимодействия с гражданами, региональный орган может принять решение о переводе работы с гражданами на дистанционное обслуживание. Ее можно организовать с помощью программных продуктов ПК "Катарсис" и Интерактивный портал службы занятости (ИАП). Данная инструкция составлена на основании рекомендаций Минтруда, описанных в письме №16-5/10/П-2613 от 25.03.2020, действующих в период распространения коронавирусной инфекции (2020 год).

Вход в личный кабинет на Интерактивном портале

Авторизация на Интерактивном портале может осуществляться двумя способами:
· с помощью существующих учетных записей Интерактивного портала
· с помощью учетной записи портала Госуслуг (ЕСИА).

Если у гражданина нет перечисленных учетных записей, то мы рекомендуем произвести создание учетной записи ЕСИА. На портале Госуслуг для созданной учетной записи автоматически производится проверка сведений о гражданине (паспорт, СНИЛС, контактные данные). А ее подтверждение гражданин может произвести без личного посещения центров обслуживания: например, в личном кабинете держателей карт банков. Для клиентов Сбербанка доступны следующие способы:
· пункт меню "Прочее" - Регистрация на Госуслугах - кнопка "Подтвердить учетную запись",
· перейти по ссылке.

Новые учетные записи ИАП создавать в отсутствие гражданина и документов, подтверждающих его личность, считаем нецелесообразным, т.к. имеется возможность использовать более универсальную учетную запись портала Госуслуг. Если же региональный орган утвердил технологию создания и подтверждения учетной записи без личного присутствия гражданина, и на Интерактивном портале подключена возможность самостоятельной регистрации учетной записи, то сотрудникам необходимо мониторить поступление и принимать заявки в пункте меню комплекса " Регистрация пользователя интерактивного портала".

Настройка способа авторизации на ИАП производится сотрудниками компании "Катарсис" на основании официального запроса регионального органа, поданного через Центр поддержки. При этом внешний вид панели авторизации зависит от настроек:
· Вход только с помощью учетной записи ЕСИА
· Вход с помощью учетной записи ИАП и с помощью учетной записи ЕСИА. Возможность самостоятельного создания учетной записи гражданина отключена

Вход с помощью обоих видов учетных записей + доступна возможность самостоятельного создания учетной записи гражданина

Признание безработным

Для рассмотрения вопроса о признании гражданина безработным он должен состоять на учете в службе занятости в качестве ищущего. Таким образом, гражданину необходимо в личном кабинете на Интерактивном портале заполнить заявление-анкету на получение услуги "Содействие в поиске подходящей работы". Для информирования граждан о необходимости предоставить (приложить к анкете) полный комплект документов для последующего признания - на последнем шаге заполнения анкеты добавлено текстовое предупреждение.
Если каких-либо сведений, поступивших с ИАП в комплекс, не хватает для оказания услуги содействия в поиске работы или признания, личное дело может быть сохранено с минимальным количеством необходимой информации. Затем для получения недостающих сведений с гражданином можно связаться по указанным им контактным данным: телефон, электронная почта.

Также для возможности подать с ИАП недостающие документы в версии 8.38 реализован новый вид электронного обращения "Регистрация документов, предоставленных в электронном виде". Он доступен только тем гражданам, у которых в комплексе есть личное дело с целью поиска подходящей работы.

Для того, чтобы в личном кабинете гражданина был доступен новый пункт меню "Предоставление документов", региональному органу необходимо произвести следующие настройки:

1. В подразделениях, которые будут принимать документы в электронном виде, в карточке подразделения на вкладке "4.Услуги и функции" установить отметку "В электронном виде" для данной услуги. Также эту настройку могут выполнять сотрудники ЦЗН в справочнике центра занятости "Предоставляемые услуги и функции подразделения".
2. В системе администрирования порталом в пункте "Настройки портала" - "Параметры электронного обслуживания" - в поле "Список услуг, оказываемых в регионе в электронном виде" добавить значение "Предоставление документов".

Общий порядок использования новой услуги для дистанционной работы:

1. Гражданин на портале в списке услуг в блоке "Дополнительные услуги службы занятости" переходит в пункт меню "Предоставление документов", заполняет необходимые сведения и прикладывает копии документов (фотографии, скан-копии).
2. В комплекс поступает электронное обращение с типом "Регистрация документов, предоставленных в электронном виде". Информация об этом отображается в журнале электронных обращений. Также автоматически создается назначенное посещение. С целью уведомления об этом сотрудников приема изменится индикатор напротив пункта меню "Повторный прием" (цифра в скобках).
3. В пункте меню "Повторный прием" на вкладке "1.Выбор из календаря назначенных посещений" сотруднику необходимо выбрать назначенное посещение с видом услуги "Регистрация документов" и целью взаимодействия "Получение услуг". Затем зафиксировать взаимодействие стандартным способом.
4. Просмотреть поступившие документы можно одним из способов:
· в верхнем левом углу личного дела в режиме взаимодействия перейти по гиперссылке с номером электронного обращения,
· в ТО " 26. Прием документов" автоматически сохранится документ с видом "Пакет документов, предоставленный в электронном виде", открыв который можно перейти в поле "Приложенные файлы" - "Просмотр сканов".
5. Перейти в ТО " 70. Передача результатов по электронному обращению", нажать кнопку "Передать" для передачи результата. Таким образом, в личном кабинете на ИАП на вкладке "Обращения" гражданин может просмотреть поданное обращение с типом "Регистрация документов, предоставленных в электронном виде", в рамках которого будут прикреплены его заявление на подачу документов, поданные им файлы, документ-результат "Факт регистрации документов, предоставленных в электронном виде".
6. Провести необходимую работу в соответствии с присланными документами. Например, могут быть произведены следующие действия:
· проставлена отметка о полном комплекте документов для признания безработным,
· подтвержден факт отсутствия занятости гражданина и его статус безработного,
· внести сведения о больничном листе,
· в личное дело внесены недостающие сведения или документы и пр.

После проставления отметки о полном пакете документов может быть назначено взаимодействие с целью признания безработным. Порядок проведения такого взаимодействия может быть выполнен по аналогии с проведением дистанционной перерегистрации.

Проведение перерегистраций

Аналогично описанной выше подаче документов с Интерактивного портала сотрудниками может быть организовано проведение дистанционной перерегистрации.
Например, гражданин должен в подтверждение своей незанятости предоставить фотографии или сканированные копии своих документов: паспорта и трудовой книжки.

В таком случае порядок работы по проведению дистанционной перерегистрации будет следующим:
1. На портале в списке услуг в блоке "Дополнительные услуги службы занятости" гражданин переходит в пункт "Предоставление документов", прикладывая требуемые в регионе документы.
2. При их получении в комплексе (пункт меню "Повторный прием") сотрудник определяет факт подтверждения или не подтверждения статуса безработного.
3. Если факт незанятости подтвержден, сотруднику необходимо окончить работу с видом услуги "Регистрация документов" в режиме повторного приема. Для этого ему необходимо перейти в ТО " 70. Передача результатов по электронному обращению", нажать кнопку "Передать" для передачи результата.
4. Затем снова зайти в пункт меню "Повторный прием" и на вкладке "1.Выбор из календаря назначенных посещений" найти для этого гражданина назначенное посещение с целью "Перерегистрация" и зафиксировать его со способом "Лично (в СЗН)".
5. Факт прохождения перерегистрации будет доступен гражданину для ознакомления на ИАП: в пункте "Просмотр взаимодействий и запланированных посещений" он увидит зафиксированное взаимодействие с целью перерегистрации, а также новое назначенное посещения для прохождения следующей перерегистрации. Если она будет проводиться дистанционно, то нужно выполнить весь порядок, начиная с первого пункта. Также с целью ознакомления гражданина с результатами перерегистрации можно с помощью уведомлений.

Если в рамках взаимодействия со способом "Перерегистрация" были оказаны услуги, например, осуществлен подбор работы и выданы направления, то необходимо уведомить гражданина о проделанной работе одни из доступных способов:
· телефон
· электронная почта
· уведомления (если оформлена подписка)